- Definir con anterioridad el calendario de videoconferencias que se va a desarrollar con el fin de darlo a conocer a la comunidad en general, con el suficiente tiempo para que quienes deseen participar puedan reservar el horario dentro de sus actividades diarias.
- Presentar a la comunidad en general dicho calendario.
- Verificar el público a quien va dirigida la videoconferencia o el número de personas que podrían estar interesadas en la misma con el propósito de ubicar el sitio para su emisión y/o recepción, en lo que a tamaño se refiere.
- Constatar que el sitio elegido para la videoconferencia cuenta con la adecuada iluminación ( tipo de bombilla e inclinación de las mismas ) de tal forma que proporcione un ambiente agradable libre de altas temperaturas y evite las sombras que impiden observar, en los otros puntos de la videoconferencia, la persona que está interviniendo en un momento dado.
- El sitio, además, debe contar con condiciones de aireación adecuadas principalmente cuando se trata de videoconferencias para grupos grandes.
- Disponer por lo menos con media hora de anticipación el espacio para recibir, sin afanes, a los participantes.
- Instalar y/o verificar el funcionamiento de los equipos de transmisión así como todas las condiciones ambientales del caso.
- Seleccionar dentro del personal coordinador de las videoconferencias o del público asistente, una persona que se encargue de la presentación y organización del grupo en el momento que corresponde con el propósito de dar orden y agilidad a la participación.
- Participar de la videoconferencia.
Datos para la programación de una Videoconferencia:
- Datos del usuario: Se identifica el nombre del solicitante, y la entidad, ya sea publica o privada, debe colocarse la regional y el centro de formación.
- Fecha y hora de Iniciación y Terminación: Se colocará la fecha exacta y el horario establecido
- Información temática: Relación de los temas que se trataran y un breve resumen del mismo.
- Persona responsable del evento y teléfono: Para permitir la comunicación sobre aspectos técnicos y logísticos de la emisión
- Público Objetivo al que va dirigido: Saber a quien esta dirigido el evento para tener a disposición las salas de video conferencia.
- Expositores y cargo que Desempeñan: Relación de personas a cargo para ubicar el sitio de emisión
- Número de puntos o ciudades a enlazar: Esta relación de puntos de enlace es fundamental para garantizar auditorios como la señal para la recepción. La programación se envía con una semana de anticipación.
- Tipo de ayudas Tecnológica: Tipo de ayudas audiovisuales para la emisión. Las presentaciones en los distintos paquetes tienen que ser muy contrastadas para mejorar la visibilidad en la recepción. Los fondos y tamaño de las letras mayor a 24 puntos.
- Capacidad del auditorio: Importante saber cuantas personas van a asistir a los puntos de emisión y recepción para garantizar el alistamiento logístico.
